Stappenplan UBO-registratie

Vanaf 27 september 2020 geldt er in Nederland de UBO-registratieplicht voor ondernemingen. Deze registratieplicht is in het leven geroepen om financieel-economische criminaliteit tegen te gaan, denk hierbij aan het witwassen van geld. Het UBO-register zorgt ervoor dat het duidelijk wordt wie er achter een onderneming zit en hoeveel invloed hij/zij kan uitoefenen.

Ondernemingen die verplicht zijn tot UBO-registratie moeten uiterlijk 27 maart 2022 zijn ingeschreven in het UBO-register. Aan de hand van dit stappenplan helpen u wij met het doen van de UBO-opgave van uw onderneming.

Stap 1. Bepaal of uw onderneming UBO verplicht is

Niet alle ondernemingen zijn verplicht om zich te registreren in het UBO-register. Ondernemingen met een van de volgende rechtsvormen zijn verplicht tot UBO-opgave:

• BV’s en NV’S (niet-beursgenoteerd)
• Stichtingen
• Verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid of met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming)
• Onderlinge waarborgmaatschappijen
• Coöperaties
• Personenvennootschappen (maatschappen, VOF en CV’s)
• Rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden met statutaire zetel in Nederland
• Kerkgenootschappen (U wordt nog nader geïnformeerd door de KVK als uw onderneming een kerkgenootschap is).

Heeft uw onderneming één van de bovenstaande rechtsvormen, dan bent u verplicht tot UBO-opgave.

Stap 2. Bepaal wie de UBO van uw onderneming is

U bepaalt zelf wie de UBO van uw onderneming is. Voorbeelden van UBO’s zijn mensen die meer dan 25% van de aandelen in een BV hebben. Of mensen die meer dan 25% stemrecht hebben bij een statutenwijziging van een stichting.

Ultimate Beneficial Owners ofwel UBO’s zijn mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een onderneming. Een onderneming kan één of meer UBO’s hebben. Let op een UBO is altijd een natuurlijk persoon!

De volgende informatie kunt u gebruiken om te achterhalen wie de UBO in uw onderneming is:

Wie is UBO bij een BV, NV, SE of SCE?

• Aandeelhouderschap
  Zijn er personen in uw onderneming zijn met meer dan 25% van de aandelen? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in uw onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Economisch belang
  Zijn er personen in uw onderneming met meer dan 25% van het economische belang? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijke zeggenschap
  Zijn er geen personen in uw onderneming met meer dan 25% van de aandelen, stemrecht of economisch belang? Dan kunnen de personen die het feitelijke zeggenschap hebben worden aangemerkt als UBO.
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Wie is UBO bij een stichting?

• Begunstigde van het vermogen
  Zijn er personen in uw onderneming die voor meer dan 25% begunstigde van het vermogen zijn? Dan kunnen deze personen worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in uw onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijk zeggenschap
  Bijvoorbeeld wanneer iemand een stichting financiert. Hij heeft geen formele rol in de stichting maar vervult wel als externe betrokkene een rol. Hij kan dan worden aangemerkt als UBO.
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Wie is UBO bij een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of vereniging?

• Gerechtigde van het vermogen
  Zijn er personen in uw onderneming die voor meer dan 25% gerechtigd zijn tot het vermogen? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in uw onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijke zeggenschap
  Bijvoorbeeld wanneer iemand bijvoorbeeld een vereniging financiert. Hij heeft geen formele rol in de vereniging maar vervult wel als externe betrokkene een rol. Hij kan dan worden aangemerkt als UBO.
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Wie is UBO bij een CV, VOF, Maatschap, EESV of rederij?

• Gerechtigde van het vermogen
  Zijn er personen in uw onderneming die voor meer dan 25% gerechtigd zijn tot het vermogen? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in uw onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijke zeggenschap
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Stap 3. Documenten die u mee moet sturen

Een document wat u altijd moet meesturen is een geldig identiteitsbewijs van de UBO. Waar het Burger Service Nummer (BSN) duidelijk op staat vermeld. De foto op het identiteitsbewijs mag onherkenbaar worden gemaakt.

Wanneer de UBO in het buitenland woont moet tevens het Fiscaal Identificatie Nummer (FIN) worden vermeld.

Wanneer u de UBO-opgave voor uw onderneming wilt doen moet u een document mee sturen waaruit het belang van de UBO blijkt. De volgende informatie kunt u gebruiken om te weten te komen welk document u mee kan sturen zodat het belang van UBO duidelijk wordt.

Documenten bij belang aandeelhouderschap:

• Akte van oprichting
• Uittreksel van het aandeelhoudersregister
• Een deel van een notariële akte welke op de UBO betrekking heeft.
• Een organogram (wanneer er sprake is van een werkmaatschappij, door middel van een organogram kunt u duidelijk de relatie tussen de UBO en de organisatie weergeven)

Documenten bij belang stemrecht:

• De statuten
• Uittreksel van het aandeelhoudersregister
• Een deel van een notariële akte welke op de UBO betrekking heeft

Documenten bij economisch belang:

• De statuten
• Uittreksel van het aandeelhoudersregister
• Een deel van een notariële akte welke op de UBO betrekking heeft

Documenten bij belang feitelijk zeggenschap:

• De statuten
• Een deel van een notariële akte welke op de UBO betrekking heeft
• Een bestuursverslag

Documenten bij belang begunstigde van het vermogen

• De doelomschrijving
• Liquidatiebepaling uit de statuten
• Deel van het contract waaruit het UBO-schap blijkt
• Bij indirect belang een organogram toevoegen voor de relatie van de UBO met de organisatie

Stap 4. Het inschrijven in het UBO-register

Nadat u heeft bepaald als uw onderneming verplicht is tot UBO-registratie, wie de UBO van uw onderneming is en u de juiste documenten bij de hand hebt om mee te sturen, kunt u overgaan tot het doen van de UBO-opgave.

De tekenbevoegde van de onderneming is bevoegd een UBO-opgave doen. Tevens mag een notaris de UBO-opgave voor uw onderneming doen. De UBO-opgave kan online of per post.

Bij de opgave per post heeft u nodig:

• Kopie van een GELDIG identiteitsbewijs van de UBO
• Documenten waaruit het belang blijkt van de UBO van uw onderneming

Bij de online-opgave heeft u nodig:

• Een DigiD
• Een rekening op naam van de tekenbevoegde voor het doen van een betaling van 1 cent
• PDF’s van de documenten waaruit het belang blijkt van de UBO van uw onderneming alsmede een kopie van een GELDIG identiteitsbewijs van de UBO

Stap 5. Uw onderneming is geregistreerd

Heeft de Kamer van Koophandel uw UBO-opgave goedgekeurd? Dan is uw onderneming ingeschreven in het UBO-register en voldoet u aan de registratieplicht!